AUTOSCALE AI — FICHE DE PRÉPARATION D’UN PROCESSUS À AUTOMATISER
Version du 23 septembre 2026
https://autoscaleai.ca/automatisation-quebec

OBJECTIF
Décrire une seule tâche répétée et décider si un essai limité vaut la peine.
Remplissez cette fiche avec la personne qui accomplit la tâche aujourd’hui.
Utilisez des exemples fictifs, sans coordonnées ni dossiers de clients.
Les chiffres de l’exemple ci-dessous sont inventés à des fins pédagogiques.
Ils ne décrivent pas un résultat client ni un gain promis par AutoScale AI.

1. UN EXEMPLE FICTIF : PRÉPARER UNE DEMANDE DE SOUMISSION WEB

Déclencheur : une nouvelle demande arrive dans le formulaire du site.
Entrée : service recherché, secteur desservi et renseignements nécessaires.
Source de référence : le dossier CRM tenu à jour par l’équipe.
Règle : rechercher un dossier correspondant; signaler un doublon potentiel
avant de créer une fiche. Préparer les renseignements pour examen humain.
Exception : secteur inconnu, demande ambiguë ou dossier correspondant incertain.
Responsable : la personne désignée pour examiner les nouvelles demandes.
Résultat : un dossier préparé et transmis; ce n’est pas une vente confirmée.
Arrêt : aucune nouvelle action après un refus, une désinscription ou une erreur
non résolue. Le suivi externe demande les autorisations applicables.
Reprise : vérifier ce qui a déjà été exécuté avant toute nouvelle tentative.

2. VOTRE PROCESSUS — GRILLE À REMPLIR

Nom de la tâche :
Responsable actuel et remplaçant :
Période d’observation (début et fin) :
Nombre de dossiers observés :
Problème constaté, avec un exemple fictif :
Événement qui lance la tâche :
Outil ou document contenant la version à jour :
Renseignements strictement nécessaires :
Étapes effectuées aujourd’hui, dans leur ordre :
Règles pouvant être décrites sans ambiguïté :
Exceptions qui exigent le jugement d’une personne :
Accès et intégrations à vérifier :
Autorisation nécessaire avant une communication :
Événement qui arrête le suivi :
Personne qui reçoit les erreurs ou exceptions :
Comment reconnaître un dossier déjà traité :
Résultat exact attendu à la fin de la tâche :
Ce qui reste exclu de l’essai :

3. MESURER AVANT ET APRÈS

Choisissez des périodes de même durée et des dossiers comparables.
Comptez le temps de traitement ET de correction, y compris les exceptions.
Séparez le temps de travail humain du délai d’attente entre deux étapes.

                                   AVANT                 APRÈS
Dates                              __________            __________
Nombre de dossiers                 __________            __________
Minutes de travail humain au total __________            __________
Dossiers nécessitant une correction__________            __________
Dossiers complets à la transmission__________            __________
Doublons créés                      __________            __________
Erreurs ou actions au statut inconnu__________            __________
Coûts récurrents de la période      __________            __________
Coûts ponctuels de mise en place    __________            __________

Minutes humaines par dossier = minutes humaines totales / nombre de dossiers.
Ne calculez pas ce ratio si le nombre de dossiers est nul ou inconnu.

Exemple fictif : 20 dossiers prennent 120 minutes avant l’essai et
20 dossiers comparables prennent 80 minutes après, corrections comprises.
Avant : 120 / 20 = 6 minutes par dossier.
Après : 80 / 20 = 4 minutes par dossier.
Écart observé : 2 minutes par dossier, soit 40 minutes sur ces 20 dossiers.
Ce calcul seul n’établit ni la cause du changement ni sa durée dans le temps.

Du temps libéré n’est pas automatiquement une économie encaissée.
Une valorisation au coût horaire est une estimation de capacité, pas un revenu.
Les frais de mise en place, d’outils et de surveillance restent à comptabiliser.
Une transmission, un rendez-vous, un contrat et un paiement sont distincts.

4. FIXER LES CRITÈRES AVANT L’ESSAI

Volume maximal de l’essai :
Dates de début et de fin :
Temps humain maximal acceptable par dossier :
Taux ou nombre maximal de corrections acceptable :
Coût maximal autorisé :
Incident entraînant l’arrêt immédiat :
Méthode pour revenir au traitement manuel :
Responsable autorisé à poursuivre ou arrêter :

Vérifier au minimum : demande complète, information manquante, doublon,
interruption et reprise, refus ou désinscription, résultat d’action incertain.
Ne rejouez pas une action au résultat inconnu sans rapprochement préalable.

5. DÉCISION À LA FIN DE L’ESSAI

Résultat observé et preuve disponible :
Écarts par rapport aux critères fixés :
Limites de la comparaison (volume, complexité, équipe, saison, etc.) :
Décision : arrêter / corriger puis retester / étendre dans un périmètre défini.
Prochaine action, responsable et date :

Cette fiche reste sur votre appareil. Aucun envoi n’est requis pour l’utiliser.
Pour examiner votre parcours avec AutoScale AI :
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